Как работать с электронными счетами-фактурами в 2021 году

Работа с электронными счетами-фактурами будет происходить по-новому. Изменения вступают в силу 1 июля 2021 г. Это связывается с появлением в России еще одного государственного элемента контроля — системы прослеживаемости продукции. Эксперимент по прослеживаемости товаров стартовал в России в 2019 г. Система призвана следить за движением товара от продавца к покупателю. Ожидается, что обновленная программа прослеживаемости легализует товарооборот, предотвратит ввоз контрафакта и позволит усилить экономическую безопасность. Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 №14н утверждает новый порядок.

Сейчас оформление счетов-фактур происходит как в электронном, так и в бумажном варианте. Электронная форма используется при договоренности сторон и при наличии технической возможности. Такие документы легко формируются с помощью специальных программ. Задача бухгалтера – корректно заполнить счет и подписать его.

Начиная с 1.07.2021 при продаже товаров будут применяться только электронные счета-фактуры. Предварительный перечень прослеживаемых товаров:

  • Холодильники, морозильники и прочее холодильное или морозильное оборудование электрическое или других типов; тепловые насосы, кроме установок для кондиционирования воздуха;
  • Автопогрузчики с вилочным захватом; прочие тележки, оснащенные подъемным или погрузочно-разгрузочным оборудованием;
  • Бульдозеры с неповоротным и поворотным отвалом, грейдеры, планировщики, механические лопаты, экскаваторы, одноковшовые погрузчики, трамбовочные машины и дорожные катки, самоходные;
  • Машины стиральные, бытовые или для прачечных, включая машины, оснащенные отжимным устройством;
  • Мониторы и проекторы, не включающие в свой состав приемную телевизионную аппаратуру; аппаратура приемная для телевизионной связи, включающая или не включающая в свой состав широковещательный радиоприемник или аппаратуру, записывающую или воспроизводящую звук или изображение;
  • Схемы электронные интегральные и их части;
  • Транспортные средства промышленного назначения, самоходные, не оборудованные подъемными или погрузочными устройствами, используемые на заводах, складах, в портах или аэропортах для перевозки грузов на короткие расстояния; тракторы, используемые на платформах железнодорожных станций;
  • Коляски детские;
  • Детские сиденья (кресла) безопасности, устанавливаемые или прикрепляемые к сиденьям транспортных средств (с металлическим каркасом);
  • Детские сиденья (кресла) безопасности с пластмассовым каркасом, устанавливаемые или прикрепляемые к сиденьям транспортных средств.

Исключения при выставлении электронных счетов-фактур:

  • Реализация товаров физическим лицам для домашних и личных нужд, не для предпринимательства.
  • Перемещение и реализация товаров при экспорте, в том числе при экспорте на территорию государства – участника ЕАЭС;
  • Реализация лицам, с которых взимается налог на профессиональный доход.

В связи с этим, организации, реализующие прослеживаемые товары, должны работать с электронными счетами-фактурами через оператора ЭДО (организация, обеспечивающая электронный документооборот). Для осуществления операции понадобятся каналы коммуникации и квалифицированная усиленная электронная подпись.

Проверку счетов берет на себя оператор ЭДО, если такое указано в договоре между покупателем и продавцом. При этом они вправе пользоваться услугами разных операторов ЭДО.

Изменится форма счета-фактуры

По товарам будет выставляться электронная счет-фактура, содержащая новые графы: в них будут перечислены номера партий, количество и стоимость товаров, подлежащих прослеживанию.

Новшеством является следующее требование:

В счете-фактуре необходимо указывать сведения о прослеживаемых товарах. Счета могут быть незашифрованными и зашифрованными. Исключением будут считаться случаи, когда нормативные акты запрещают шифрование.

Остается без изменений путь счета-фактуры, а также срок её хранения. Если электронная форма оформления невозможна, то счет-фактуру можно будет направить в виде бумажного документа. Дата отправления счета-фактуры оператором ЭДО считается датой её получения покупателем.