Особенности учета по корпоративным банковским картам

Корпоративные бизнес-карточки – популярный инструмент, применяемый многими предприятиями, который предназначен для использования в целях компании, во многих случаях упрощая корпоративные платежи. Cотрудники компании могут как снимать деньги с текущего счета в банке, так и вносить их на счет.

Что представляет собой корпоративная карта?

Это банковский продукт, предназначенный для безналичных платежей и созданный на имя одного из сотрудников по заявлению от предприятия. Работодатель вправе оформить несколько карт, в общем случае их количество определяется условиями банка. Средства с карты используются исключительно в корпоративных целях. Это могут быть покупки для офиса, оплата отеля на командировочный период и т.п.

Банки предлагают разные варианты корпоративных карт, которые практически не отличаются от аналогичных продуктов для физлиц. Выбор зависит только от целей компании. Перечислим их:

  • Кредитная: банк предоставляет деньги, но есть обозначенный лимит.
  • Дебетовая: средства будут поступать на карту, а потом их можно будет использовать.
  • Дебетовая с овердрафтом, обычно с лимитом: предусмотрено использование финансов сверх установленной нормы.

Для руководителя организации больше подходит карта с овердрафтом. Для рядового сотрудника, который совершает мелкие закупки, достаточно дебетовой бизнес-карточки с регулярным пополнением.

Карты для нужд компании подразделяют на два вида:

  1. Прикреплены к основному счету юридического лица, т.е. предназначены для внесения наличности на счет или снятия финансов со счета. Бухгалтер отражает изменение остатков средств через «Расчетные счета».
  2. Привязаны к отдельному карточному счету, открытому специально. Он не зависит от основного. Тогда движение финансов осуществляется по следующей схеме: необходимые деньги поступают на особый счет. Далее работник совершает траты с помощью корпоративной кары. Особый карточный счет отражают в бухучете, как «Специальные счета в банках». В учете фиксируются данные по каждому держателю денежной карты. Многие организации предпочитают контролировать операции по карте, используя субсчета.

Рассмотрим как действия сотрудников с бизнес-картой отображаются в отчетах бухгалтерии.

Финансовые расходы компании с применением особой бизнес-карты почти не отличаются от традиционной оплаты наличными, когда сотруднику выдают подотчетные деньги из кассы. Корпоративная карта обозначается как кэш-карта.

Часто у бухгалтеров возникают сомнения, как правильно отразить в учете изменение остатков средств на карточном счете. Здесь все зависит от того, как сотрудником была использована карточка. Если, например, совершена прямая оплата с ее помощью, то денежные средства не нужно оприходовать через счет 50 «Касса». Когда работник снял деньги в банкомате, использовал наличные и не сдал их в кассу, то этот счет также не задействуется. Деньги проводят по счету «Расчеты с подотчетными лицами», так как фактически сотрудник получил их под отчет.